High-Tech

D’un simple mot à un site complet

Ces outiles peuvent traduire à la volée plusieurs milliers de caractères.

Il existe de nombreux outils de traduction en ligne. Certains ne sont que de simples dictionnaires uniquement capables de traduire quelques mots à la fois, alors que d’autres offrent la possibilité, gratuitement, de traiter à la volée des textes ou des pages Web de plusieurs milliers de caractères.

Parmi ces derniers, trois outils se distinguent particulièrement : Microsoft Traducteur, Systran et l’inévitable Google Traduction. Ces traducteurs permettent de traiter des documents d’un volume maximal de 2 000 signes pour Systran et 5 000 pour les autres.

Différents types de données peuvent être traduites en fonction des programmes :

– un texte tapé dans une fenêtre dédiée ou entré via un simple copier-coller ;

– une page d’un site Internet ;

– un fichier texte (.rtf, .doc, .pdf…) via un système d’import ;

– un texte dicté via un système de reconnaissance vocale.

Des dizaines de langues

De l’anglais au russe en passant par le khmer ou le créole…

La plupart des outils disponibles permettent de traduire vers ou à partir des principales langues utilisées sur la planète (anglais, espagnol, chinois, français, arabe, russe, allemand…). Toutefois, là encore, quelques traducteurs vont plus loin et intègrent dans leur offre des langues moins répandues comme le gallois, le khmer, le basque ou encore le créole haïtien ! Au total, Microsoft propose 70 langues, Google 103 et Systran 42. Le plus souvent, ces outils sont capables d’identifier la langue d’origine. Une fonction pratique pour qui souhaite, notamment, comprendre le sens d’un texte rédigé dans une langue qu’il n’est pas en mesure d’identifier.

Par ailleurs, pour faciliter la saisie des langues s’appuyant sur un alphabet spécifique (arabe, cyrillique, chinois…), Google propose une interface dotée de différents claviers virtuels.

La qualité des traductions

Ces outils n’ont pas pour ambition de remplacer un interprète.

Parvenir à traduire correctement un texte est un travail complexe qui, jusqu’à présent, n’est correctement réalisé que par des êtres humains formés à cette tâche. Une évidence qui néanmoins ne doit pas conduire à rejeter les traducteurs automatiques.

Ces derniers peuvent en effet être simplement utilisés pour, par exemple, comprendre le sens d’un document (courriel, article de presse…), découvrir les services d’une entreprise (plaquette commerciale, page d’un site) ou pour effectuer une première traduction de documents non contractuels dans une langue étrangère. Une traduction qui, avant d’être diffusée, devra être relue et corrigée par quelqu’un maîtrisant la langue de destination.

En revanche, ils ne doivent jamais être utilisés pour traduire (vers le français et a fortiori vers une langue étrangère) des contrats, des notices techniques, des documents commerciaux qui portent l’image d’une entreprise (site, plaquette, cartes de visite, courriels et courriers officiels…).

Des applications pour smartphone

Beaucoup de traducteurs automatiques proposent une version pour smartphone.

Notamment lors de déplacements à l’étranger, disposer d’un « interprète » de poche peut être très pratique. Raison pour laquelle la plupart de ces outils de traduction ont développé des applications pour smartphones et tablettes (Android, iOS) librement téléchargeables sur les plates-formes, Ces outils, outre traduire des textes (même hors connexion), offrent, pour certains, la possibilité de traduire les panneaux d’information (reconnaissance optique) et d’effectuer une traduction simultanée des conversations (reconnaissance vocale).

DeepL, un traducteur très prometteur

Même si Google domine outrageusement le monde de la traduction en ligne gratuite, d’autres outils, comme DeepL, méritent d’être mis en lumière.

Lancé en 2017, DeepL Traducteur s’appuie sur un système d’intelligence artificielle travaillant à partir d’une base de données constituée de plus d’un milliard de textes traduits. Ce mode de fonctionnement lui permet de proposer des traductions jugées, notamment par la presse technique, comme étant beaucoup plus fidèles que celles de ses concurrents. La Confédération helvétique vient d’ailleurs d’équiper les fonctionnaires de son administration de 2 000 licences version Pro de DeepL. À en croire l’entreprise, plus de 7 milliards de caractères seraient traités, chaque jour, par son outil de traduction.

DeepL permet de traduire vers et à partir de 9 langues (français, anglais, allemand, espagnol, portugais, italien, néerlandais, polonais, russe). Les traductions peuvent être réalisées en utilisant l’interface proposée en ligne via le copier-coller d’un texte ou en glissant-déposant un fichier Word ou un PowerPoint (la mise en forme n’est, en principe, pas affectée par la traduction).

Il est également possible de télécharger une application (compatible Windows et MacOS) grâce à laquelle on peut réaliser une traduction sans quitter son logiciel de traitement de texte ou son gestionnaire de courriels. La version gratuite limite toutefois la taille des documents traduits à 5 000 signes.

Une jurisprudence européenne

Le droit à l’oubli numérique a été consacré par un arrêt de la Cour de justice de l’Union européenne.

Consacré, en 2014, par un arrêt de la Cour de justice de l’Union européenne, le droit à l’oubli numérique permet à tous, particuliers et professionnels, de demander à l’éditeur d’un moteur de recherche de déréférencer (c’est-à-dire de faire disparaître de son index) une ou plusieurs pages web, accessibles en tapant leur nom (à partir d’un ordinateur situé dans un pays de l’Union européenne), et sur lesquelles se trouvent des informations qui constituent une atteinte à leur vie privée ou à leur réputation. Une simple demande transmise via un formulaire est généralement suffisante pour lancer la procédure, sachant que le moteur de recherche peut la rejeter s’il estime qu’elle n’est pas fondée.

Plus de 196 000 demandes chez Google

Régulièrement sollicité, Google tient à disposition des exemples de traitement des demandes de déréférencement.

En 5 ans, plus de 196 000 demandes de suppressions d’informations personnelles relatives à 692 000 pages web ont été adressées aux seuls services de Google par des internautes français. 50,8 % de ces pages ont été déréférencées. Il faut ici savoir que Google, comme les autres moteurs de recherche, analyse chaque demande et dispose de la possibilité de la rejeter s’il estime qu’il faut maintenir les informations concernées dans l’intérêt général ou qu’elles ne portent pas atteinte à la vie privée du demandeur. Pour nous aider à y voir plus clair sur l’approche des services de déréférencement de Google, plusieurs décisions françaises sont présentées sur son site. En voici quatre :
– une personne a demandé la suppression de plusieurs résultats de recherche la concernant. Ces derniers permettaient d’accéder à des pages web faisant référence à un poste qu’elle occupait, en étant mineure, au sein d’un parti politique. Google a déréférencé les pages en question ;
– le PDG d’une entreprise en ligne a demandé que soient supprimées des résultats de recherche les pages de réseaux sociaux et les articles de presse qui présentaient son site web, au motif qu’ils contenaient des données personnelles et dévoilaient sa vie privée, comme son nom et celui de sa société. Google a supprimé des résultats les URL associées au nom du demandeur, mais pas celles associées au nom de sa société ;
– Google a rejeté la demande d’un prêtre qui souhaitait que les pages web faisant écho à sa condamnation pour détention d’images pédophiles et à son bannissement de l’Église soient déréférencées ;
– Enfin, Google a rejeté la demande d’une personne qui souhaitait voir déréférencées des pages web rappelant qu’elle dirigeait une société offshore citée dans l’affaire des « Panama Papers ».

De l’effacement au déréférencement

Zoom sur la procédure à suivre pour faire disparaître des informations portant atteinte à sa vie privée.

Avant de saisir les moteurs de recherche, il faut s’adresser au responsable du site sur lequel se trouvent les informations posant problème. Seul ce dernier dispose, en principe, de la possibilité technique de les supprimer. Pour réaliser cette demande d’effacement, il faut avant tout l’identifier et trouver un moyen pour le joindre. En principe, son identité et ses coordonnées sont précisées dans les mentions légales du site (rubrique obligatoire).

Une fois cette identification réalisée, il reste à lui adresser un courrier réclamant la suppression des contenus portant atteinte à votre vie privée ou à votre réputation. Le responsable du site dispose d’un mois pour répondre. En l’absence de réponse ou en cas de refus de suppression, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Cnil en ligne ou par courrier. Lors de ce dépôt de plainte, il convient de communiquer à la Cnil une copie des courriers adressés au responsable du site et de ses éventuelles réponses. S’ils considèrent la demande justifiée, les services de la Cnil entreront à leur tour en contact avec le responsable du site pour qu’il efface les contenus incriminés.

Contacter les moteurs

Ce n’est qu’après avoir effectué cette démarche (même si elle n’a pas abouti : absence de réponse, refus de suppression, dossier en cours d’examen par la Cnil…) qu’il convient de saisir les services de déréférencement des moteurs de recherche. Ces derniers ne pourront pas supprimer lesdites pages, mais ils pourront en limiter la visibilité en les faisant disparaître des pages des résultats de toute recherche réalisée en utilisant votre nom.

Pratiquement, il suffit de remplir un formulaire dédié, d’y joindre une copie de sa pièce d’identité et d’y présenter les motifs de sa demande. Tout demandeur est tenu informé des suites données à sa réclamation.

Si elle est rejetée, une fois encore, vous avez la possibilité de vous adresser à la Cnil. Cette dernière disposant de la faculté, lorsqu’elle l’estime nécessaire, de saisir à son tour les responsables du moteur de recherche.

Sur une page dédiée à cette question, la Cnil tient, par ailleurs, à jour des liens permettant d’accéder directement aux formulaires des principaux moteurs de recherche utilisés en France (Bing, Google, Qwant…).

Noyer les contenus

Lorsque le déréférencement est refusé, il faut changer de stratégie et tenter de « noyer » les contenus litigieux. Concrètement, cela revient à créer un grand nombre de pages portant des contenus « positifs » et à soigner leur référencement pour que, le plus vite possible, elles prennent la place des contenus litigieux dans les premières pages des moteurs de recherche. Pour cela, il faut s’adresser à une agence web spécialisée dans la e-réputation.

Les trottinettes et les vélos sur les pistes cyclables

Les vélos ainsi que les trottinettes électriques ont l’interdiction, sauf s’ils sont poussés à la main, de circuler sur les trottoirs.

Les trottinettes, mais aussi les gyropodes et autres hoverboards électriques, par la force d’un décret, ont récemment fait leur entrée dans le Code de la route sous l’appellation « d’engins de déplacement personnel motorisés » (EDPM). Leurs conditions d’utilisation sont donc désormais règlementées.

Concrètement, les trottinettes et consorts sont invités à quitter les trottoirs et à circuler sur les pistes cyclables ou sur les axes routiers dont la vitesse est limitée à 50 km/h ou moins. Hors agglomération, leur circulation est interdite (sauf autorisation spécifique et sur les voies vertes et les pistes cyclables). Seules sont tolérées sur les trottoirs les trottinettes propulsées « à la main », autrement dit sans assistance électrique. En outre, l’âge minimal pour utiliser un EDPM est désormais fixé à 12 ans et il est interdit de transporter un passager ou des marchandises et de gêner les piétons en stationnant sa trottinette.

Attention : les EDPM doivent être bridés par leurs constructeurs pour qu’ils ne puissent pas dépasser la vitesse de 25 km/h. L’utilisation d’une trottinette offrant la possibilité de dépasser cette vitesse (moteur débridé ou non homologué) est passible d’une amende de 1 500 €.

Quid des VAE ?

Comme son nom l’indique, le vélo à assistance électrique (VAE) est un vélo. Autrement dit, il est nécessaire de pédaler pour le faire avancer. En revanche, contrairement à une bicyclette traditionnelle, il dispose d’un moteur d’appoint qui permet de ne jamais forcer. La puissance dudit moteur étant, en France, plafonnée à 250 watts. En fonction des modèles, le poids de ces vélos oscille entre 15 et 30 kg. Quant à la vitesse maximale au-delà de laquelle se coupe l’assistance, elle est de 25 km/h.

En principe, les VAE appartiennent à la catégorie « juridique » des cycles et non des vélomoteurs. Mais attention, cette notion de cycle est très précise et ne s’applique qu’aux VAE dont la puissance ne dépasse pas 250 watts et dont le moteur se coupe dès qu’ils dépassent 25 km/h. S’il excède ces performances, le VAE, reste utilisable mais devient juridiquement un cyclomoteur ce qui implique le respect de nouvelles règles d’utilisation : immatriculation du véhicule, détention d’un permis, d’une assurance spécifique…

À savoir : comme pour les autres véhicules, le port d’écouteurs et autres oreillettes à vélos ou à trottinette (électrique ou non) est prohibé. Les contrevenants s’exposent à une amende de 135 €.

Le port du casque conseillé

Un certain nombre de dispositifs de sécurité doivent équiper ces véhicules ou leurs utilisateurs.

Le port du casque et d’un gilet haute visibilité ou d’un équipement rétro-réfléchissant est obligatoire hors agglomération (lorsque la circulation des EDPM est autorisée). En agglomération, le port du casque n’est que conseillé, mais celui d’un gilet haute visibilité ou d’un équipement rétro-réfléchissant est obligatoire la nuit et en cas de faible visibilité (par temps de brouillard, par exemple).

Enfin, des dispositifs d’éclairage à l’avant et à l’arrière, des freins et un avertisseur sonore doivent équiper les trottinettes électriques.

Pour les VAE, le port du casque n’est pas obligatoire, mais seulement conseillé. En revanche, pour être autorisé à circuler, un vélo (électrique ou non) doit être muni de dispositifs d’éclairage à l’avant et à l’arrière et de catadioptres (à l’avant, à l’arrière et sur les côtés), de deux systèmes de freinage (un par roue) et d’un avertisseur sonore.

À savoir : à partir de 2021, tous les poids lourds auront l’obligation de signaler leurs angles morts, par exemple avec des autocollants, afin de permettre aux cyclistes et aux utilisateurs d’EDPM qui rouleront à côté d’eux de se positionner afin d’être toujours visibles par le chauffeur du camion.

Une aide pour les employeurs

Pour inciter leurs salariés à se déplacer à vélo, les entreprises peuvent leur attribuer des aides exonérées de cotisations sociales.

Depuis 2016, les entreprises pouvaient attribuer une « indemnité kilométrique vélo » à leurs salariés effectuant leurs trajets domicile-lieu de travail à vélo ou à VAE. Cette indemnité était de 0,25 € par kilomètre. Elle était exonérée de cotisations sociales dans la limite de 200 € par an et par salarié.

À compter du 1^er janvier 2020, cette aide sera remplacée par un « forfait mobilités durables ». Ce dernier a également pour vocation de permettre aux employeurs de prendre en charge, en franchise de cotisations sociales, tout ou partie des frais de déplacement (domicile-lieu de travail) exposés par leurs salariés se déplaçant à vélo ou à VAE. En revanche, cette aide, dont le plafond est fixé à 400 € par an et par salarié ne tient plus compte des distances parcourues. Un décret doit définir plus en détail ses conditions d’attribution.

Projet de loi d’orientation des mobilités (adopté en dernière lecture le 19 novembre 2019)


Décret n° 2019-1082 du 23 octobre 2019, JO du 25

Semi-durcis à ultra-durcis

Certains matériels sont conçus pour seulement résister à la poussière alors que d’autres sortiront sans casse d’une chute d’un mètre sur le sol.

Les qualités de résistance attendues ne sont pas les mêmes pour un chef de chantier travaillant sur de grands ouvrages que pour un magasinier gérant un entrepôt. C’est pourquoi une large gamme de matériels multimédia (ordinateurs, tablettes, smartphones…) est proposée sur le marché. Certains sont dits semi-durcis et sont conçus pour résister à la poussière, à la projection de liquide et aux chutes de moins d’un mètre. D’autres, qualifiés de durcis voire d’ultra-durcis, supportent une brève immersion, des températures extrêmes (- 30°C à + 70°C en fonctionnement et – 50°C à + 85°C en stockage), la corrosion saline, ou encore un écrasement.

Des coques en alliage

Pour résister aux chocs et à l’écrasement, ces machines sont souvent protégées par une coque en alliage de magnésium, elle-même préservée, notamment sur les coins, par des tampons de caoutchouc. En outre, afin d’assurer leur étanchéité et leur résistance aux températures extrêmes, ces ordinateurs ne sont pas équipés de ventilateurs. Le contrôle de la température du processeur et des autres composants internes est donc assuré par un système de régulation spécifique. Quant à certains composants fragiles, les disques durs, par exemple, ils sont isolés par des « amortisseurs » de polymères et reliés les uns aux autres, non pas à l’aide d’une carte rigide, mais d’un jeu de connexions souples.

Des normes de résistance

Il existe plusieurs normes que les fabricants doivent respecter pour faire certifier leurs appareils. La plus connue est la norme IP (Ingress Protection) qui a pour objet de valider les capacités de résistance à l’infiltration. La norme IP est composée de deux chiffres. Le premier (0 à 6) mesure la résistance à l’infiltration de corps étrangers solides en tenant compte de leur taille (de plus de 50 mm à la poussière). Le second (0 à 9) analyse la résistance aux liquides (des projections de gouttes d’eau à un nettoyage haute pression). Généralement, les ordinateurs durcis les mieux protégés sont certifiés IP65 (résistance à la poussière et à la projection de jets d’eau). Les smartphones et les tablettes durcis, plus faciles à protéger que les ordinateurs, sont souvent certifiés IP68 (résistance à la poussière et étanchéité pendant au moins 5 heures lors d’une immersion à une pression minimale de 5 bars).

En plus de la norme IP, nombre de ces appareils sont également certifiés MIL-STD-810. Cette norme, mise en place par le département de la défense des États-Unis, doit être respectée par les fabricants qui souhaitent vendre leurs appareils à l’armée américaine et à ses agences. Elle mesure notamment la résistance aux chocs, aux vibrations, aux températures extrêmes, à l’humidité, à l’air salin ou encore aux radiations solaires. Enfin, certains ordinateurs sont compatibles MIL-STD-461. Ce qui signifie que leur fonctionnement n’est pas affecté lorsqu’ils sont exposés à des ondes électromagnétiques.

Des fonctionnalités adaptées

En plus d’être résistantes et étanches, ces machines ont été pensées pour être utilisées facilement dans des conditions climatiques extrêmes.

Ces matériels ne sont pas seulement plus résistants, ils sont aussi conçus pour fonctionner dans des environnements difficiles. Le plus souvent, leurs claviers sont rétroéclairés et leurs écrans très lumineux et contrastés afin d’être lisibles même en plein soleil. Certains écrans tactiles sont, en outre, conçus pour rester précis sous la pluie ou lorsqu’on les utilise avec des gants. En termes d’autonomie, ces machines sont également très performantes (entre 8 h et 17 h d’autonomie) et certaines d’entre elles s’appuient sur plusieurs batteries, ce qui permet de les remplacer sans devoir éteindre l’ordinateur. Par ailleurs, dans la mesure où ces appareils sont destinés à être utilisés aussi bien dans un bureau que sur un bateau, un chantier, au sommet d’une montagne ou en plein désert, ils sont généralement dotés non seulement d’une puce GPS (système de géolocalisation), mais aussi de différentes antennes leur permettant de s’appuyer sur un large choix de réseaux pour communiquer (Wi-Fi, téléphonique, satellitaire…). Le fait qu’ils soient nomades et ainsi davantage exposés au vol que les machines classiques conduit les fabricants à les doter, par défaut ou en option, de systèmes de sécurité (encryptage des données, système de traçage de l’appareil, lecteur d’empreintes digitales ou de cartes d’identification…)

Enfin, même si cela peut sembler anecdotique, ces portables disposent, le plus souvent, d’une poignée de transport très pratique scellée à la coque.

Des accessoires spécifiques

Parmi les accessoires spécifiques, on trouve notamment des stations d’accueil pour utiliser le portable durci au bureau, des chargeurs de batteries portables et des adaptateurs permettant de se relier au plus grand nombre possible de sources d’énergie. Mais également des supports, souvent antichoc, conçus pour fixer le portable dans un véhicule et ainsi pouvoir l’utiliser même en parcourant des pistes non carrossées ou sur une mer démontée. Des souris et autres stylets tout-terrain font également partie des accessoires le plus souvent associés à ce type de machine.

Combien ça coûte ?

Il existe de nombreux fabricants proposant des ordinateurs, des tablettes et des smartphones durcis. En fonction de ses performances et de sa robustesse, le prix d’un ordinateur portable durci, hors accessoires, peut varier de 800 € à plus de 10 000 €, celui d’un smartphone ou d’une tablette de 200 € à 1 000 €.

Un premier constat

Le développement de l’informatique dans les entreprises n’a pas fait baisser la consommation de papier, loin de là.

L’informatisation du monde professionnel n’a pas eu d’incidences majeures sur la consommation du papier. Ainsi, selon l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (Ademe), chaque salarié consommerait entre 70 et 85 kg de papier par an (chiffres 2016). Entamer une démarche permettant de réduire drastiquement l’usage du papier est donc au programme des entreprises inscrites dans une phase de transition écologique. Mais comme le précise l’Ademe dans son guide « La face cachée du numérique », réduire sa consommation de papier doit s’accompagner d’une utilisation raisonnée, pour ne pas dire raisonnable, de sa messagerie électronique et des outils numériques en général. Pourquoi ? Tout simplement parce que le stockage, mais également la circulation des quelque 293 milliards de courriels qui s’échangent chaque jour dans le monde (chiffres Radicati Group 2019), nécessitent la fabrication et l’entretien de machines (serveurs, routeurs…) et d’infrastructures énergivores dont la production et le retraitement, en tant que déchets, sont très polluants.

D’abord, le papier

Il est conseillé de limiter les impressions au strict minimum et de préférer le noir et blanc à la couleur.

Le constat dressé par l’Ademe est amer : 25 % des documents sont jetés après leur impression et 16 % ne sont jamais lus… Sans bouleverser les méthodes de travail de chacun, il est ainsi possible de réduire drastiquement la consommation de papier en n’imprimant que ce qui est nécessaire. Autrement dit, seulement les documents qui ont vocation à être régulièrement consultés. Pour les autres, une lecture sur l’écran reste écologiquement moins néfaste. En outre, l’impression elle-même doit être maîtrisée. Et pour nous y aider, l’Ademe nous livre un certain nombre de conseils dans son guide « Éco-responsable au bureau ». L’agence invite ainsi chacun d’entre nous à optimiser la mise en page des documents imprimés en supprimant les images inutiles, les espaces vides, les publicités, etc. Il convient, en outre, là encore dans le but d’économiser le papier mais également l’encre et l’énergie dépensée par les machines, d’imprimer les documents recto-verso et en noir et blanc. Réutiliser les feuilles déjà imprimées sur une face, voire imprimer plusieurs pages sur la même feuille est également fortement conseillé par l’agence. Enfin, sortir les imprimantes des bureaux individuels pour les rendre collectives a généralement une influence déflationniste sur le nombre de documents imprimés.

Acheter du recyclé et trier les déchets papier

Les papier recyclés et éco-labélisés doivent être préférés. En outre, un tri sélectif des déchets doit être opéré.

Produire une feuille de papier recyclée consomme 3 fois moins d’énergie et d’eau que de produire une feuille à partir d’une fibre vierge, rappelle l’Ademe. Préférer ce type de papier s’inscrit donc dans une démarche éco-responsable. Pour autant, les papiers à fibre vierge ne doivent pas être proscrits pour peu qu’ils soient issus de forêts gérées durablement. Pour en être certain, il convient de préférer les productions labélisées : l’Écolabel UE (la fleur européenne), le Nordic Écolabel, l’Ange bleu, le PEFC ou encore les FSC, FSC mixte ou FSC recyclé. Sans surprise, opter pour des toners d’encre recyclés s’impose également.

Mais le réflexe du recyclé ne doit pas influencer nos seules habitudes d’achat. Il doit également faire évoluer nos pratiques de gestion des déchets de la ligne papier & impressions. Sur ce point, il convient d’ailleurs de rappeler que depuis 2018, toutes les entités professionnelles (entreprises, établissements, regroupement d’entreprises sur un même site) regroupant plus de 20 personnes sont dans l’obligation de trier leurs déchets papier (art. D543-285 et s du Code de l’environnement). Cette obligation concerne les impressions, les livres, les publications de presse, les articles de papeterie façonnés, les pochettes postales, le carton, etc.

Dans les faits, le plus simple est ici de mettre à disposition de chaque collaborateur et à côté de chaque imprimante une corbeille dédiée au papier. Réutiliser les cartons de ramettes pour jouer le rôle de ces fameuses corbeilles s’inscrit parfaitement dans cette démarche. Une feuille de papier peut être recyclée jusqu’à 7 fois et une feuille de carton jusqu’à 10 fois, précise l’Ademe.

Bannir les envois inutiles de courriels

Émettre des courriels pollue. Il convient donc d’adopter une approche éco-responsable lors de leur traitement.

Comme avec les impressions papier, la première chose à faire est d’identifier les situations de gaspillage et de les bannir. En matière de gestion des courriels, cela se traduit avant tout par la suppression des envois inutiles. Il peut, par exemple, s’agir du célèbre « répondre à tous » qui, le plus souvent, est injustifié, du mail de confirmation de réception d’un autre mail ou de courriels envoyés en « copie » à des personnes qui ne sont pas concernées par le courriel quand ce n’est pas le dossier traité.

Ensuite, il est conseillé de prendre en compte le poids des courriels, partant du principe que plus le volume d’informations contenu est important, plus leur impact sur l’environnement est élevé. On devra ainsi chasser des courriels les pièces jointes inutiles et préférer des fichiers compressés ou en basse définition (images, PDF…). Une image en basse définition doit également être choisie pour le logo de signature automatique du courriel. En outre, il convient d’éviter de répondre à son interlocuteur à lui renvoyant les pièces jointes qu’il vient de nous faire parvenir.

Enfin, le stockage, notamment sur des serveurs de messagerie distants, étant également énergivore (25 % des gaz à effets de serre produits par le numérique le sont par les seuls data centers, rappelle l’Ademe), il est impératif de supprimer de ses boîtes de réception et d’envoi tous les courriels ayant déjà été traités.

Faire durer les machines

Accroître le cycle de vie d’un ordinateur ou d’un smartphone réduit son impact écologique.

Si un quart des gaz à effet de serre générés par les activités du numérique est le fait des data centers, près de la moitié (47 %) provient de la fabrication de l’usage et du traitement en déchet des smartphones, ordinateurs, tablettes et autres GPS que chaque jour nous utilisons à titre personnel ou professionnel. Étendre leur cycle de vie constitue donc la première démarche à mettre en œuvre. Cela revient à, d’une part, les utiliser plus longtemps (ne pas céder à l’attrait du dernier modèle, réparer plutôt que changer, entretenir correctement…) et, d’autre part, en fin de vie professionnelle, s’ils fonctionnent encore mais ne répondent plus aux besoins, à les proposer à des ateliers de reconditionnement (beaucoup sont des associations ou des entreprises d’insertion) qui, après les avoir restaurés, les remettront sur le marché.

Pour limiter les impacts écologiques de son parc de machines, il est également conseillé de prendre en compte cet aspect dès l’achat. Concrètement, là encore, il faut se fier aux éco-labels (l’Écolabel UE, le Nordic Écolabel, l’Ange bleu, Epeat, TCO…) qui vont distinguer les machines les plus sobres, accueillant moins de substances dangereuses pour la santé et facilement recyclables. En outre, il est important de préférer, lorsque cela est possible, des matériels structurellement plus sobres. Par exemple, on préfèrera un ordinateur portable dont la consommation d’énergie, selon l’Ademe et Greenit, varie de 30 à 100 kWh/an à une station fixe (120 à 230 kWh/an). Dans le même esprit, une imprimante multifonctions (scanner, impression, photocopieur) consomme 50 % d’énergie de moins que les 3 appareils qu’elle remplace, précise l’Ademe.

Conduire le changement

Mettre en place une démarche écologique dans une entreprise ne pourra se faire qu’avec le soutien et l’implication des collaborateurs et des dirigeants.

Vous l’aurez compris, la transition écologique, même si, dans le cas présent, elle se limite à la gestion des documents, ne peut se résumer à l’adoption d’une succession de gestes vertueux. Elle doit, pour réussir, faire partie de la culture de l’entreprise, de ses valeurs et ainsi être portée par l’ensemble des collaborateurs, mais aussi des dirigeants. Sans quoi elle ne sera vécue que comme une simple mesure d’économie et peinera à s’imposer, voire sera brutalement rejetée.

Aussi convient-il de faire de son adoption un véritable projet d’entreprise porté par la direction et mis en œuvre avec une approche de conduite du changement. Cela suppose que les collaborateurs prennent une part active dans la définition des objectifs, des points d’étapes, mais également des actions d’accompagnement.