Question/Réponse

Le recrutement de votre premier salarié vous amène, en effet, à tenir, sous format papier ou sur support informatique, un registre unique du personnel.

Vous devez y inscrire, de manière indélébile et dans leur ordre d’embauche, notamment les nom et prénom de vos salariés, leur date de naissance, leur nationalité, leur sexe, leur emploi, leur qualification et leur date d’entrée.

Le cas échéant, vous devez aussi mentionner la nature de leur contrat de travail : contrat à durée déterminée, salarié à temps partiel, apprenti, contrat de professionnalisation, etc. Vous devrez également indiquer la date de départ du salarié lorsque celui-ci quittera votre entreprise.

À savoir : ces informations sont à conserver pendant 5 ans à compter du départ du salarié.

Les dossiers et fichiers stockés sur l’ordinateur que vous avez mis à la disposition d’un salarié sont présumés avoir un caractère professionnel. Dès lors, vous pouvez les consulter librement, même en son absence.

Toutefois, lorsque ces fichiers ont été identifiés par le salarié comme étant personnels, vous pouvez les consulter uniquement en présence du salarié (ou si celui-ci a été dûment appelé) ou s’il existe un risque pour l’entreprise (risque de concurrence déloyale ou virus informatique, par exemple).

Pour les tribunaux, sont considérés comme des fichiers personnels ceux identifiés par la mention « personnel », « privé » ou « perso ». À l’inverse, les juges estiment que des fichiers identifiés avec la mention « mes documents » ou uniquement avec le prénom ou les initiales du salarié ne constituent pas des fichiers personnels.

Lorsque l’emploi de vos salariés implique la conduite d’un véhicule, vous pouvez exiger d’eux, d’abord lors de leur recrutement, puis périodiquement pendant l’exécution de leur contrat de travail, qu’ils produisent l’original de leur permis de conduire en cours de validité.

Sachez, en revanche, que vous n’êtes pas autorisé à demander à vos salariés le nombre de points qu’il reste sur leur permis de conduire, ni à rechercher cette information par vos propres moyens.