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Si les cadeaux et bons d’achat offerts aux salariés à Noël sont, comme toute forme de rémunération, normalement soumis aux cotisations sociales, à la CSG et à la CRDS, en pratique, l’Urssaf fait preuve d’une certaine tolérance en la matière.

Précision : sont concernés les cadeaux et bons d’achat remis par le comité social et économique ou, en l’absence de comité, par l’employeur.

Ainsi, lorsque le montant total des cadeaux et bons d’achat que vous attribuez à chaque salarié au cours d’une année civile ne dépasse pas 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale (171 € par salarié en 2022), vous n’êtes pas redevable des cotisations sociales correspondantes.

Et si, cette année, vous avez déjà dépassé ce seuil, vous pouvez encore offrir un cadeau ou un bon d’achat à vos salariés pour Noël tout en étant exonéré de cotisations sociales. Mais à condition que sa valeur unitaire n’excède pas 171 €.

En outre, si vous optez pour un bon d’achat, veillez à ce qu’il précise soit la nature du bien qu’il permet d’acquérir, soit le ou les rayons d’un grand magasin ou encore le nom d’un ou plusieurs magasins spécialisés (bon multi-enseignes).

Attention : le bon d’achat ne doit pas permettre d’acheter du carburant ou des produits alimentaires, sauf s’il s’agit de produits alimentaires dits « de luxe » dont le caractère festif est avéré (foie gras, champagne…).

Enfin, les cadeaux et bons d’achat remis aux enfants (âgés de 16 ans au plus en 2022) de vos salariés échappent également, dans les mêmes conditions, aux cotisations sociales. En pratique, le plafond de 171 € est apprécié séparément pour le salarié (ou pour chaque salarié si les deux conjoints travaillent dans votre entreprise) et pour chacun de ses (leurs) enfants.

Important : dès lors qu’ils ne respectent pas tous ces critères, les cadeaux et bons d’achat sont soumis aux cotisations sociales pour l’ensemble de leur valeur.

Certaines professions bénéficient, sur l’assiette de leurs cotisations sociales, d’un abattement, appelé « déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels » (DFS), pouvant aller jusqu’à 30 % de leur rémunération. Le montant de cette déduction étant plafonné à 7 600 € par an et par salarié.

Sont concernés notamment les VRP, le personnel navigant de l’aviation marchande, les représentants en publicité, les chauffeurs et receveurs convoyeurs de cars à services réguliers ou occasionnels, les journalistes, certains personnels de casino, certains ouvriers à domicile, les artistes dramatiques ou encore les musiciens.

Précision : la liste complète des professions concernées figure à l’article 5 de l’annexe 4 du Code général des impôts dans sa rédaction en vigueur au 31 décembre 2000.

De nouvelles conditions et la fin d’une tolérance

Depuis le 1^er avril 2021, le seul fait d’exercer une des professions concernées ne suffit plus pour appliquer la DFS. En effet, l’Urssaf exige que le salarié supporte effectivement des frais lors de son activité professionnelle. Dès lors, la DFS ne peut pas être appliquée lorsque le salarié n’engage aucuns frais pour exercer son activité professionnelle ou lorsque ces frais sont totalement pris en charge ou remboursés par son employeur. Il en est de même lorsque le salarié est en congé ou absent de l’entreprise (arrêt de travail, par exemple).

Attention : l’employeur qui applique la DFS doit conserver les justificatifs prouvant que le salarié supporte effectivement des frais professionnels.

En outre, depuis le 1^er janvier 2022, l’employeur doit, chaque année, recueillir le consentement du salarié pour appliquer la DFS et l’informer des conséquences de cette application notamment sur ses droits à l’assurance retraite. Une condition qui n’est cependant pas requise lorsque son application est prévue dans un accord collectif ou a été acceptée par le comité social et économique.

Jusqu’au 31 décembre 2022, les employeurs qui ne respectent pas ces nouvelles conditions font seulement l’objet, en cas de contrôle Urssaf, d’une demande de mise en conformité pour l’avenir. Mais cette tolérance prendra fin le 1^er janvier 2023 : à compter de cette date, les employeurs risqueront un redressement de cotisations sociales.

Enfin, à compter du 1^er janvier 2023, les employeurs devront, avant d’appliquer la DFS, intégrer dans l’assiette des cotisations sociales :
– la prise en charge directe par l’employeur auprès d’un tiers des frais du salarié en déplacement professionnel (frais d’hébergement, de repas, de taxi…) ;
– le remboursement des dépenses d’entretien des vêtements de travail ;
– le remboursement des dépenses engagées par le salarié dans le cadre de sa participation à la demande de son employeur à titre exceptionnel à des manifestations organisées dans le cadre de la politique commerciale de l’entreprise ;
– le remboursement des dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l’employeur à l’occasion des repas d’affaires dûment justifiés sauf abus manifeste.

Un aménagement pour les entreprises du BTP

Les ouvriers du bâtiment, à l’exclusion de ceux qui travaillent en usine ou en atelier, ont droit à une DFS à hauteur de 10 %.

À la suite d’un accord entre le secteur du bâtiment et des travaux publics (BTP) et le gouvernement, l’exigence, pour le salarié, de devoir supporter effectivement des frais professionnels pour bénéficier de la DFS ne s’applique pas dans ces entreprises. De plus, la DFS se cumule avec le remboursement des frais professionnels et reste applicable sur les indemnités de congés payés versées aux salariés.

Mais, en contrepartie, le taux de la DFS, qui sera maintenu à 10 % jusqu’au 31 décembre 2023, diminuera ensuite progressivement sur 8 ans jusqu’à ce que la DFS cesse de s’appliquer au 1^er janvier 2032.

À savoir : en l’absence de mention dans un accord collectif ou d’un accord des représentants du personnel, le consentement du salarié à l’application de la DFS obtenu avant le 1^er janvier 2023 vaut jusqu’au 31 décembre 2031. Il n’a donc pas besoin d’être renouvelé chaque année. Pour les salariés embauchés à compter du 1^er janvier 2023, l’employeur devra recueillir leur consentement pour appliquer la DFS, cet accord étant valable jusqu’au 31 décembre 2031.

Bulletin officiel de la Sécurité sociale, rubrique Frais professionnels, Chapitre 9 (Déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels)

Dans les entreprises de moins de 20 salariés, les employeurs bénéficient d’une déduction forfaitaire sur les cotisations et contributions sociales patronales dues sur la rémunération des heures supplémentaires effectuées par leurs salariés.

Le montant de cette déduction s’élève à 1,50 € par heure supplémentaire. Pour les salariés travaillant dans le cadre d’un forfait annuel en jours, la déduction est de 10,50 € par jour de travail supplémentaire effectué au-delà de 218 jours par an.

La récente loi portant mesures d’urgence pour la protection du pouvoir d’achat a étendu le bénéfice de cette déduction forfaitaire aux entreprises comptant au moins 20 et moins de 250 salariés pour les heures supplémentaires réalisées depuis le 1^er octobre 2022. Dans ces entreprises, le montant de la déduction s’établit à 0,50 € par heure supplémentaire ou à 3,50 € par jour pour les salariés en forfait-jours.

À noter : la déduction forfaitaire de cotisations patronales n’est pas applicable aux heures complémentaires accomplies par les salariés travaillant à temps partiel.

En outre, les rémunérations et majorations dues au titre des heures supplémentaires et complémentaires réalisées depuis le 1^er janvier 2022 sont désormais exonérées d’impôt sur le revenu dans la limite de 7 500 € par an et par salarié.

Monnaie courante au sein des entreprises, les heures supplémentaires accomplies par les salariés doivent leur être rémunérées dès lors qu’elles sont réalisées à la demande ou avec l’accord de l’employeur. Mais qu’en est-il lorsqu’un litige survient en la matière ? À ce titre, les juges de la Cour de cassation viennent d’effectuer quelques rappels utiles quant à la preuve des heures supplémentaires effectuées et à la possibilité de retenir un accord tacite de l’employeur.

Dans cette affaire, un salarié avait, à la suite de son licenciement, saisi la justice en vue d’obtenir, entre autres, un rappel de salaire correspondant à la réalisation d’heures supplémentaires. Pour appuyer sa demande, il avait produit des courriels de clients qui lui avaient été adressés tôt le matin ou tard le soir, des attestations indiquant que des rendez-vous clients pouvaient être pris de 9h à 21h du lundi au samedi, voire le dimanche, ainsi qu’un tableau récapitulatif d’heures supplémentaires.

Saisis de l’affaire, les juges d’appel avaient rejeté la demande du salarié. D’une part, ils avaient considéré que le salarié n’avait pas apporté d’éléments sérieux permettant de prouver l’accomplissement d’heures supplémentaires. D’autre part, ils avaient constaté que le salarié n’avait pas obtenu d’accord préalable de son employeur pour réaliser de telles heures.

Mais la Cour de cassation n’a pas suivi ce raisonnement. Elle a en effet estimé que le salarié avait présenté en justice des éléments suffisamment précis. Des éléments auxquels l’employeur pouvait répondre et qui devaient être pris en compte par les juges pour former leur conviction. Mais ce n’est pas tout, elle a aussi rappelé que l’autorisation de l’employeur d’effectuer des heures supplémentaires n’est pas nécessairement expresse. Cette autorisation peut être tacite. Et la Cour d’appel aurait dû rechercher si l’employeur avait implicitement autorisé le salarié à accomplir de telles heures.

Cassation sociale, 28 septembre 2022, n° 21-13496

Les indemnités forfaitaires versées par les employeurs aux salariés contraints d’engager des dépenses supplémentaires pour prendre leur repas sont exonérées de cotisations sociales sans justificatifs dans une certaine limite.

Ces limites sont généralement revalorisées au 1^er janvier de chaque année. Toutefois, compte tenu de l’inflation galopante des derniers mois, le gouvernement a exceptionnellement décidé de revoir ces montants à la hausse pour les périodes d’emploi courant depuis le 1^er septembre 2022.

Ainsi, ces limites d’exonération, revalorisées de 4 %, sont désormais fixées à :
– 20,20 € (contre 19,40 €) par repas lorsque le salarié en déplacement professionnel est empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail et doit prendre son repas au restaurant ;
– 7,10 € (contre 6,80 €) par repas lorsque le salarié est contraint de prendre son repas sur son lieu de travail en raison de conditions particulières d’organisation ou d’horaires de travail (travail en équipe, travail posté, travail continu, travail en horaire décalé ou travail de nuit) ;
– 9,90 € (contre 9,50 €) lorsque le salarié en déplacement hors des locaux de l’entreprise ou sur un chantier ne peut pas regagner sa résidence ni son lieu habituel de travail et qu’il n’est pas démontré que les circonstances ou les usages de la profession l’obligent à prendre ce repas au restaurant.

La limite d’exonération des indemnités forfaitaires de repas pour les grands déplacements en métropole, également revalorisée, s’élève maintenant à 20,20 €. Ce montant est réduit de 15 % à compter du 4^e mois de déplacement, soit une allocation de 17,20 €, et de 30 % au-delà de 24 mois de déplacement, soit une allocation de 14,10 €.

À noter : les limites d’exonération des indemnités forfaitaires de logement et petit-déjeuner ne sont pas augmentées.

Arrêté du 24 octobre 2022, JO du 1er novembre